Når I planlægger et bryllup, er timingen altafgørende, og at sende jeres invitationer ud i god tid er især ekstremt vigtigt. Men hvornår er det rette tidspunkt?
Når I begynder at planlægge et bryllup, kan det være meget svært at vide nøjagtig, hvornår bryllupsinvitationerne skal sendes ud. Bør de sendes, når I har booket lokalerne? Fået styr på alle jeres leverandører? Eller bør du marchere ned på postkontoret med dine invitationer, så snart forlovelsesringen bliver sat på din finger!? Det er svært at vide, og hvis I timer det forkert, kan I risikere, at jeres gæster slet ikke kan komme.
Der er mange ting at overveje, når I skal udsende bryllupsinvitationer. Og visse dele af jeres fejring skal planlægges omhyggeligt. Hvor finder jeres bryllup sted? Hvor rejser jeres gæster fra? Jeres venner og familie fortjener og har behov for at kende til programmet på forhånd, så de kan planlægge efter det. Især hvis I ikke planlægger at blive gift i Danmark eller i jeres hjemby.
I de sidste par år har færre og færre par sendt fysiske bryllupsinvitationer ud. Dog skal en elektronisk invitation eller bryllupshjemmeside stadig være timet korrekt, hvis I vil opnå et positivt svar.
Hvornår bør vi sende bryllupsinvitationerne ud?
Før vi går ind i bryllupsinvitationernes forvirrende verden, så lad os først kigge på andre vigtige ting, I bør tænke på at sende ud til jeres gæster, når I planlægger jeres bryllup.
Hvornår bør vi sende sæt kryds i kalenderen-kort?
I bør ikke glemme sæt kryds i kalenderen-kort, da de er et meget vigtigt redskab. Jeg ved, at det måske kan virke overvældende at skulle betale for dem også, men den fordel, de bringer, opvejer udgifterne. Især hvis I har venner og familie, som bor i udlandet, eller som tilsyneladende altid virker til at have travlt! Et nøjagtigt timet reservér datoen-kort vil given gæsterne mulighed for at reservere datoen i god tid. For de af jer, der planlægger et destinationsbryllup eller en fejring midt på ugen, bør I helt sikkert stærkt overveje de her kort.
Det perfekte tidspunkt at sende sæt kryds i kalenderen-kort er mellem 9 og 12 måneder før jeres bryllup, men prøv at gå efter at gøre det et år i forvejen, hvis I har meget travle venner, eller hvis I planlægger at blive gift i udlandet.
Hvad der skal inkluderes i en bryllupsinvitation
Bryllupsinvitationer indeholder oftest hovedinvitationen, et svar udbedes-kort og sendes normalt med en separat konvolut, der indeholder et nyttigt informationskort. Dette kort bør inkludere ting som rejseoplysninger, overnatningssted, brylluppets tema og links til relevante lokale ressourcer. Hvis I har en bryllupshjemmeside, vil det også være smart at inkludere dens adresse eller en QR-kode.
Hvornår bør svar udbedes?
Når I beslutter jer for, hvornår jeres bryllupsinvitationer skal sendes, er det vigtigste, der skal overvejes, hvor lang tid jeres gæster skal have til at svare. Og nogle gæster har brug for mere tid end andre. Normalt bør I forvente svar fra 75% af jeres gæster inden for en til to uger. Men I bør give jeres gæster fire til fem uger til at svare. Ved at give jeres nærmeste omkring en måned til at svare vil det være nok tid for dem til at svare på, om de er i stand til at deltage og til at arrangere transport til jeres bryllup.
På jeres svar udbedes-kort bør der være en frist for, hvornår jeres gæster skal melde tilbage, om de kommer. Denne dato er vigtig, da nogle af jeres leverandører har brug for et bekræftet antal gæster lang tid før bryllupsdagen. Især cateringfirmaerne vil have planlagt det nøjagtige antal måltider, der er nødvendige, og de vil ikke være så glade, hvis I forsøger at tilføje folk til gæstelisten i sidste øjeblik.
Jeres gæster bør bekræfte, om de kommer, enten online eller med posten, 2 til 3 uger før brylluppet. Det er ikke sjovt at skulle ”jagte” disse svar. Især når I skal ringe til gæster, som har misset fristen – men det skal gøres.
Hvornår bør vi sende selve invitationen?
Når I planlægger jeres bryllup, bør I forsøge at gøre alt i god tid. Hvis I kan gøre noget måneder på forhånd i stedet for blot nogle uger så udnyt altid muligheden til at få noget gjort. Men det bør heller ikke foregå på en forhastet måde. Selv hvis I har styr på alle detaljerne og er meget spændt på at sende jeres smukke invitationer ud, så kan det at sende invitationen ud for tidligt gøre, at folk glemmer at svare på den – det er måske hårdt sagt, men det er sandt.
Folk lever meget travle liv, og hvis jeres invitation ikke kommer med perfekt timing, kan det være, at jeres gæster slet ikke har tid til at komme. I bør sende bryllupsinvitationerne 6 til 8 uger før bryllupsdagen. Denne mængde tid bør give folk mulighed for at forberede sig. Hvis I kan, så send invitationerne omkring 8 uger før. Dette er selvfølgelig ikke en fast regel, men hvis jeres bryllupsplaner involverer lang rejsetid, så bør I nok sende invitationerne ud i god tid.
Da gæster, der bor i udlandet, skal rejse længere, betyder det, at I bør give besked i ekstra god tid. Hvis der kun er en eller to internationale gæster, der kommer til jeres bryllup, er det sikkert ok at sende deres invitationer på samme tid som de andre. Men det vil være en god idé lige at ringe til dem eller sende dem en e-mail lidt før og dele de nødvendige oplysninger med dem. På den måde vil de være i stand til at booke et fly, overnatningssteder osv. i god tid.
Hvis der er mere end et par internationale gæster, eller hvis halvdelen af jeres gæster bor i udlandet, bør I sende deres invitationer meget tidligere. Begynd processen måske 4 uger tidligere, end I ellers ville have gjort og send de internationale invitationer ud mindst 12 uger før den store dag.
Når det kommer til destinationsbryllupper, skal alle jeres gæster være klar på at rejse. Derfor skal alle have tid nok til at forberede sig. Det sted hvor I holder jeres bryllup, skal muligvis også på forhånd kende et bekræftet antal gæster. Det betyder, at det er en god idé at få svar tilbage på invitationerne hurtigere end for et lokalt bryllup. Jeg anbefaler at sende invitationer til et destinationsbryllup ud 12 til 16 uger, før brylluppet finder sted. Dette bør give alle nok tid til at finde ud af, om de kan komme, og også give jer nok tid til at få styr på jeres gæsters overnatningssteder.
Jeg håber, at jeg har hjulpet jer med jeres planer for jeres bryllupsinvitationer, og forhåbentlig ved I nu, hvornår de skal sendes ud. Det vil helt sikkert være en ære, hvis vi kunne tage skridtet videre, og at jeg kunne få lov til at være en del af jeres store dag. Jeg er en erfaren fotograf, der er bosat og arbejder i København, og som elsker at fotografere bryllupper i en ren og klassisk stil. Hvis I vælger mig til at forevige jeres bryllup, kan I sagtens sige til jeres gæster, at de ikke behøver at tage billeder. For jeg vil være der, klar til at fange alle de smukke øjeblikke så de kan blive en del af jeres særlige album.
I er velkomne til at kigge igennem min portfolio, og hvis I kan lide, hvad I ser, så kan I også tage et kig på mine priser, hvor I kan finde en oversigt over mine pakker. Hvis I har spørgsmål, må I meget gerne kontakte mig på min kontaktside.
